Na koncu tega modula boste lahko:

01 Se seznanili z disciplino projektnega vodenja in projektnega cikla

02 Dojeli bistvene značilnosti uspešnega projekta

03 Razčlenili temeljne strukture načrta za upravljanje projektov

04 Preučili močna priporočila za HR v projektnem upravljanju (PM)

…Zakaj bi se družinsko podjetje sploh moralo poglabljati v razumevanje PM discipline?

V okviru te enote usposabljanja bomo uvedli cilje v disciplino PM kot pristop, ne pa zgolj disciplino.

Ta osredotočenost na PM, bo bralcem omogočila, da bodo veliko bolj učinkoviti pri oblikovanju, razvoju in uvajanju svojih strateških načrtov za gospodarsko rast in konkurenčnost podjetij.

Ekstrapolali bomo opredelitvene elemente PM, temeljne odgovornosti vodje projekta in kaj opredeljuje "projekte" od "procesa"”.

Iskanje opredelitve PM

V okviru tega programa usposabljanja se bomo sklicevati na PM po opredelitvi, ki prihaja iz Mednarodnega združenja za projektno upravljanje:

PM je uporaba procesov, metod in spretnosti za doseganje posebnih ciljev projektov (dobavljivih) v dogovorjenih parametrih (časovni okvir in proračun)

Končni rezultati in končni časovni okvir sta pravzaprav dva elementa, ki razlikujeta PM od splošne discipline upravljanja.

Pri upravljanju je proces v teku in namesto končnih rezultatov je bolj primerno govoriti o končnih rezultatih, ki bodo ponovno vloženi kot novi vložki, ki obveščajo in zaženejo nove cikle upravljanja.

• Začasnost – projekt je (in bi moral biti) začasen, z začetnim in končnim datumom, opredeljenim obsegom in viri, ki so ustrezno dodeljeni.
• Edinstvenost – projekt ni rutinska operacija. Vsak projekt je edinstven po svoji naravi, ciljih, virih in obravnavanem pristopu (metode, spretnosti, za doseganje posebnih ciljev projekta).

Vir: Project Management Institute

• Čas (Datum začetka → vmesni roki → mejniki → končni datum → nadaljnje spremljanje)
• Rezultati (Kvalitativni in kvantitativni)
• Sredstva (tehnologije, človeški kapital)
• Podjetniški pristop (pobude, vzdržljivost itd.)
• Ekipa (projektni vodja + projektna skupina)
• STKH (Stakeholder – STKH) (podporne skupine, tretje osebe in interesne skupine)

Prepletenost spremenljivk: sprememba ene spremenljivke bo nedvomno vplivala na druge.

Vir: Lastna izdelava

• PM kot pristop postane miselni sklop, ki se uporablja prečno in horizontalno za TQM (total quality management) in JIT (just-in time) učinkovitost.
• PM kot pristop je »predstavnostna miselnost« kompleksnih in medsebojno povezanih dejavnosti.
• Pm kot pristop zagotavlja boljši, trdnejši in zanesljivejši podjetniški okvir za delo v vedno spreminjajočem se, nesprejemljivem in nedvoumnem okolju.

Projekt, ki je v celoti skladen z:

• Dogovorjena notranja časovnica
• Dodeljen proračun
• Kvalitativni in kvantitativni standardi
• Učinkovita in smotrna uporaba virov
• Zadovoljiv glede na pričakovanja ciljev (tj. upravičencev).
• Malo ali nič odstopanj od prvotnih načrtov – odvisno od potrebe do natančno nastavljenih nalog
• Ključni kazalniki učinka in trajnosti
• Korporativna kultura in strateška vizija
• Opolnomočenje in krepitev zmogljivosti osebja

V nasprotju s pogostim mnenjem ima profil projektnega upravitelja vnaprej določen status v organizacijskem grafikonu.

Vodja projekta je odgovoren za dani projekt (npr. inženir, VP itd.) in njegovo uspešno dokončanje.

Vodja projekta – in njegova ekipa – določa:

• Pričakovani rezultati (in izidi)
• Obremenitev
• Porazdelitev vlog in odgovornosti
• Trajnost pomeni
• Proračun in sredstva
• Standardi in postopki za spremljanje in vrednotenje
• Komunikacijske strategije in strategije sodelovanja STKH

Življenjski cikel tradicionalnega projekta obsega pet stopenj:

Faza oblikovanja je, ko projektne ekipe zbirajo potrebe/priložnosti, ki se jih projekt loteva …

Projektne skupine izkoristijo priložnost za interno razmišljanje :

• Ozadje in razmerje projekta
• Posebni cilji
• Potrebna sredstva po kakovosti (finančni, človeški, tehnološki)
• Delovni načrt in časovnica (npr. začetni osnutek Ganttovega grafikona)
• Opredelitev STKH pomembnosti in interesa za povečanje obsega projekta

V tem trenutku raje govorimo o "predlogu projekta", saj še ni konkretnega projekta za upravljanje, temveč le ideje o njegovi splošni strukturi in izvajanju.

Faza načrtovanja vključuje bolj konkretno strukturiranje upravljavskega vsadka:

• Operativne zahteve
• Načrt za upravljanje projektov (npr. porazdelitev vlog in odgovornosti)
• komunikacijski načrt (to je dejansko sodelovanje in sredstva za sodelovanje STKHs)
• Načrt obvladovanja tveganja – opredelitev tveganj in nastavitev protiuredbe
• Nastavitev posebnih KPI -jev (torej realističnih in izmerljivih)
• Smernice za zagotavljanje kakovosti: sredstva za spremljanje in vrednotenje
• Potrebni viri po količini
• Razčlenitev delovnih paketov: naloge → rezultati → dobavljivost
• Pričakovani učinki (npr. socialni, okoljski itd.) in sredstva za ocenjevanje
• Vzpostavitev skupnega soglasja med vpletenimi strankami o vseh zgoraj navedenih faktorjih

priprava izjave o delu (SOW): formalni dokument za celovit in podroben uvod v projekt, kot je zasnovan pri načrtovanju.

…z drugimi besedami, faza izvajanja pomeni, da se opravi delo:

• (Začetek aktivnosti)
• Posodobljeno načrtovanje dejavnosti na podlagi poteka dela in doseženih rezultatov.
• Stalno spremljanje tveganj – verjetnost in vpliv
• Dnevno upravljanje ljudi in procesov
• Sodelovanje, vpletenost in posodabljanje (novih) STKH
• Mobilizacija in upravljanje virov
• Oblikovanje vrednotenja nalog in dejavnosti
• Povzeto vrednotenje rezultatov po zaključku mejnikov velikega projekta
• Vodja projektne ekipe in ljudi (npr. tradicionalne kadrovske funkcije)
• Finančno poslovodenje in zdrav nadzor proračuna
• Takojšnja odzivnost na kontekstualne spremembe 

V teoriji je kontrolna faza samostojna faza projektnega življenjskega cikla.

V praksi je nadzor in vrednotenje transdimenzionalni in "tekoči" sklop dejavnosti, ki jih ekipe izvajajo v vsakem danem razvojnem in izvedbenem trenutku projekta.

Nadzor začne tvoriti samo zasnovo projekta, ko vodja projekta oceni pomembnost projekta v primerjavi s ciljem, ki je podlaga, ali ko začne graditi projektno skupino na podlagi posebnih strokovnih znanj, ki so potrebna.

Nadzor, spremljanje in vrednotenje so v skladu z uspešnostjo projekta in učinkovito  mobilizacijo virov. Spremembe v načrtih so skoraj neizogibne, razlika je v tem, kako se te spremembe obravnavajo, ne samo zato, da bi bile čim manjše motnje, ampak tudi, da bi se čim bolj povečale koristi, ki izhajajo iz njih.

V zaključni fazi se vodja projekta in njegova ekipa zbereta in razpravljata o ključnih odvozih in pridobljenih lekcijah. Zaključna faza v prvi vrsti predstavlja edinstveno priložnost za usposabljanje in izobraževanje za stalno izboljševanje in konsolidacijo dobrih praks.

V tem trenutku je nadzor in vrednotenje v obliki povzetega vrednotenja – tako opredeljenega po zaključku – o tem, kaj je delovalo in kaj ne v smislu:

• Splošno vodenje projektov
• Prakse spremljanja in vrednotenja
• Modeli obvladovanja tveganja
• Komuniciranje in upravljanje STKH
• Ocena učinka
• Proračun in finančni nadzor
• Kadrovsko in osebno upravljanje

Projektna skupina po vzpostavitvi skupnega razumevanja o ozadju in ciljih projekta nadaljuje z oblikovanjem dveh formalnih dokumentov, ki bosta usmerjala in vodila svoje ukrepe v prihodnjem obdobju:

• Izjava o delu (SoW)
• Načrt vodenja projektov (PMP)

SOW je formalni dokument o upravljanju projektov, ki vsebuje podrobne ukrepe, naloge in končne rezultate (dobave), ki jih izvaja projektna skupina v korist druge osebe / skupine ljudi.

SoW dokazuje in daje konkretne reference za operativno, tehnično in finančno zmogljivost ekipe, ki izvaja projekt.

V primeru obsežnih pobud je SoW pripravljalni dokument, ki ga organizacije predložijo za dostop do ponudb in drugih vrst izključnih pogodb.

SoW nadaljuje to, kar bo projektni implant v smislu :

• Cilji
• Dejavnosti
• Vplivi

Na splošno kazalo vsebine SOW poudarja:

• Ozadje predloga projekta: ocenjene potrebe / priložnosti
• Obseg in cilji projekta
• Časovnice in mejniki
• Geografska razsežnost (npr. transnacionalna, lokalna, nacionalna itd.)
• Ocena učinka
• Ključni kazalniki uspešnosti – kvalitativni in kvantitativni
• STKH, cilji in končni upravičenci
• Sestava projektne skupine – strokovno znanje, spretnosti in izkušnje
• Obvladovanje tveganja
• Okvirji za spremljanje in poročanje (orodja, sredstva in metodologija)
• Zagotavljanje kakovosti
• Trajnost

SoW določa, da je predlog projekta utemeljiv in da se uzakoni formalna zahteva za njegovo financiranje.

V SoW projektna skupina razkrije navedbe o:

• ZAKAJ je ta projekt pomemben (in bi ga bilo treba financirati)
• KAJ se bo zgodilo med razvojem in izvajanjem
• KDAJ bodo doseženi večji rezultati / javno dostopni
• KJE se bodo izvajali ukrepi in na kaj bodo rezultati vplivali
• KDO je zadolžen za kaj, kdo bo imel koristi od projekta, kdo ga bo uporabil.

SoW poda poglobljene indikatve o tem, kaj bodo projekti naredili/ dosegli v obdobju izvajanja…

…vendar so podrobnosti o tem, kako se bo to storilo, je razkrito v načrtu za projektno upravljanje.

PMP določa ključne smernice projektne skupine za izvajanje projekta v smislu:

• Na katere vire se lahko zanašajo (€, ljudje, tehnologije, prostori itd.)
• Kakšna je splošna časovnica izvajanja projekta
• Kakšni specifični rezultati so pričakovani od njih

Kazalo PMP ni določeno v kamen ... na prvi stopnji je odvisno od njegovega obsega in cilja.

Na splošno vsebnostna vsebine PMP označuje:

• Opis in uvod v projekt
• Sodelujoče osebje / organizacije
• Strategija notranjega in zunanjega komuniciranja
• Finančno poslovodenje in sredstva za proračunski nadzor
• Zagotavljanje kakovosti – metodologija in okviri
• Obvladovanje tveganja: identifikacija → ocenjevanje → vrednotenja
• Ocena trajnosti in učinka

V tem razdelku bomo vključili :

• Potrebe / priložnosti, iz katerih izhaja projektni predlog
• STKH in tretje osebe, ki so zanimive za njen uspeh
• Pričakovani rezultati (IZVOZI) in predvideni učinki (IZIDI)
• Celotno trajanje projekta
• Geografska lestvica
• Razčlenitev delovnih paketov in opravil
• Skupni proračun, narava in obseg odhodkov
• Povzetek

V tem razdelku bomo vključili:

• Kratka predstavitev osebja: položaj, vloge in strokovno znanje
• Mehanizmi sodelovanja 
• Sredstva in postopki za reševanje konfliktov
• Porazdelitev vlog in odgovornosti
• Splošno ozadje in strokovno znanje vključenih ljudi (kako lahko ta projekt koristi njihovi udeležbi?)
• (za obsežne pobude, sestavo Odbora za upravljanje projektov, ki bo nadziral izvajanje nalog in zavezanost standardom zagotavljanja kakovosti)

V tem razdelku bomo vključili:

• Podrobna strategija za:

  STKHs Identifikacijo

  STKHs Zavezanost

  STKHs upravljanje

* Če želite več informacij o komunikaciji in prepoznavnosti, preverite v modulu IHF

V tem razdelku bomo vključili:

• Notranje poročanje: sredstva in notranji roki
• Finančni in upravni odbor
• Podporne dokumentacije
• Zunanji revizijski organ (če obstaja...)
• Razno (vse, kar prispeva k zagotavljanju zdravega nadzora proračuna)

V tem razdelku bomo vključili:

• Dejavnosti in funkcije projektov, za katere se uporablja QA
• Nadaljnje spremljanje in trajnost: na kateri način bo projekt prispeval k pozitivnim zunanjim vplivom po formalnem zaključku?
• Jasna opredelitev ključnih kazalnikov – tako kvalitativnih kot kvantitativnih
• Sredstva (npr., ocenjevalna mreža) in časovnica za notranjo evalvacijo – ocena stopnje skladnosti s parametri uspešnosti
• Odbor za zagotavljanje kakovosti: sestava in seznam stikov
• Uporaba katerega okvira / metodologije? **

V tem razdelku bomo vključili:

    VERJETNOST – Njihova verjetnost, da se zgodi

    VPLIV – Kako moteče bi bilo, če bi se zgodilo

Matrika ocenjevanja **  

NASA, Goddard Space Flight Center, Goddard Technical Standard GSFC-STD-0002, Risk Management Reporting

V okviru te enote usposabljanja bomo z udeleženci delili nekaj primernih dobrih praks, ki bi morale zagotavljati nemoteno in vplivno izvajanje projekta.

Ti nasveti in triki se v bistvu nanašajo na miselni sklop in okvir, ki bi ga morali sprejeti vodje projektov, da bi jim olajšali življenje…

Prvi ključni nasveti, ki vam jih želimo priporočiti, so :

Obstaja velika konceptualna razlika med KOMPLEKSNIM in KOMPLICIRANIM projektom.

→ Kompleksnost ni sinonim za težave, kompleksni projekti so v resnici:

• Pust

• Jasen

• Enostavn

• "brez prostora" za nesporazume

Projekt je kompleksen, kadar so spremenljivke med seboj povezane na večdimenzionalni ravni, da bi se ustvarili ugodni rezultati (kot je pričakovati v načrtih)

→ Po drugi strani pa projekt postane „kompliciran", ko vodje projektov v okviru diagrama projekta izpustijo sled o odnosih z vzroki in učinki – ali ko v fazi izvajanja projekt postane obilen v presežkih in prekrivanju.

V nadaljevanju niz bistvenih zlatih pravil za boljšo skladnost s KISS:

• Zastavljeni cilji, ki so realistični, izvedljivi in dosegljivi
• Čim bolj poenostaviti količino delovne obremenitve, ki je potrebna za doseganje ciljev
  • Naučite se, kako biti uspešni (npr. shranjevanje virov), ne le učinkoviti…
• Poiščite navodila in povratne informacije, brez prostora za ego ali samotne volkove
• Don’t hide mistakes: scale up your learning curve and re-adapt your strategy
• Postavite hierarhijo in prednostne naloge.

Proračun označuje kakovost in količino sredstev, potrebnih za razvoj in izvajanje projekta. V zvezi z financirano dejavnostjo, ki se financira na podlagi sredstev, se za dodelitev sredstev upošteva 3 kriterije:

• Trajanje opravila  dlje kot traja, bolj absorbira vire
• Narava naloge običajna administracija VS izredna administracija
• Intenzivnost naloge  intenzivneje kot je, bolj absorbiranje virov

LJUDJE	TEHNOLOGIJA	ČAS*

*Edini vir, na katerega ne morete vplivati…

Zapomni si (zdaj si spoznal):

01 Vodenje projektov: vsebina in dobra praksa

02 Življenjski cikel projekta: od ideje do izvajanja 

03 Referenčni okvir za obvladovanje tveganja

04 Priporočila za uspešen projekt