Na koncu tega modula boste lahko:

01 razumeli, kaj je priročnik za nujne primere

02 poznali strukturo priročnika za nujne primere

03 ustvarili svoj priročnik za nujne primere

04 uporabljali priročnik za nujne primere

Načrt neprekinjenega poslovanja opisuje postopke in navodila, ki jih mora podjetje upoštevati v primeru nenačrtovanih dogodkov ali nesreč, naj bo to požar, poplave ali kibernetski napadi, ki povzročijo nenadne ali začasne težave.

30-45%

organizacij si ne opomore po nesreči, ki jo je prizadela

Izdelava priročnika za nujne primere bo vašemu podjetju dala najboljše možnosti za preživetje takega dogodka in boste pripravljeni ukrepati hitro in učinkovito. Veliko podjetnikov že dolgo ve, kako pomembno je lahko sprejeti previdnostne ukrepe proti neuspehu. Kljub temu je pripravljenost za intenzivno obravnavanje te teme pogosto nizka. Razlog za to je očiten:

Izhodišče za vse premisleke so neprijetne miselne igre, ki vplivajo na same sebe.

Veliko prepogosto se ta vprašanja potisne na stran. Kdo rad pričakuje najhujše?

Prav zaradi tega podjetja nimajo ustreznega načrtovanja ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih.

Toda nesreča se zgodi - seveda – ko nismo pripravljeni na to in nenadoma. Nesreče ali bolezni lahko prizadenejo vsakogar, vendar so običajno nepredvidljive. Kdo lahko in bi moral skrbeti za to podjetje ob takem udaru usode? Kdo bo začasno ali trajno prevzel najpomembnejše naloge? Obstaja tveganje, da bodo vsa kolesa brez ustrezne priprave zastala. Pri tem lahko zagotovimo uspešnost podjetja s pravo strategijo in nekaterimi praktičnimi koraki.

Da bi podjetje zaščitili pred nepotrebno škodo, bi moral obstajati načrt za nujne primere.

Priročnik za nujne primere bi moral biti hkrati predlog, usmeritev in orodje, najpomembnejša pravila pa bi morali prestaviti v prakso.

 • Posamezne strani lahko izpolnite in shranite neposredno. Priporočamo, da natisnete strani in jih vložite z vsemi potrebnimi dokumenti. Na straneh priročnika za nujne primere lahko tudi zabeležite kje se nahaja pripadajoča dokumentacija.

• Smiselno je redno posodabljati dokumente in jih preverjati vsaj enkrat letno.

• Prosimo, vzemite si potreben čas za ustvarjanje in vzdrževanje priročnika za nujne primere.

• O posameznih položajih se pogovorite z odgovornimi zaposlenimi in družino.

• Pomembno je, da ljudje, ki jim zaupate vedo kje je vaš komplet za nujne primere. Ker so občutljivi podatki tukaj v paketu, je priporočljivo varno mesto, kot je omarica ali predaja portfelja vašemu odvetniku ali notarju.

Uporabite kontrolni seznam, da preverite, kako se ukvarjate s poslovnimi tveganji:

Konkretni takojšnji ukrepi in nasveti so v treh predmetnih blokih, razdeljenih na:

1.) Preprečevanje krize - Kako se lahko pripravim na nujni primer? V prvem razdelku je osredotočen pregled nad tem, kaj lahko storite, da nekomu pomagate, da ste pripravljeni na izredne razmere in ohranite tveganje za podjetje čim manjše.

2.) Krizno upravljanje - kaj je treba nujno storiti? V drugem razdelku je pojasnjeno, kaj storiti, ko se je že pojavil izredni primer in kateri koraki so potrebni za omejitev škode.
3.) Premagovanje krize - kaj sledi?

Kriza je vsekakor zamajala podjetje. Kaj ste se naučili in kaj lahko uporabite za prihodnost podjetja?

Krizam in izrednim razmeram praviloma ni mogoče upravljati.

Mnogim se zdijo razmere boleče, še posebej v okviru sedanjih izrednih razmer. Obravnavanje teme, ko niste sredi izredne situacije, pomaga zmanjšati tveganja za vaše podjetje. Kot odgovoren podjetnik morate odgovoriti na vprašanje, koliko je vaše dnevno poslovanje odvisno od vas in kako dolgo lahko podjetje obstaja brez vas. Kakšna je možnost za dnevno poslovanje in ali to velja tudi za strateške odločitve ali inovativno moč podjetja?

Desetletja vodenja podjetja so povzročila simbiozo med šefom in podjetjem. Nihče ne ve kako zadeve potekajo tako dobro, kot šef. Takšno podjetje je izredno slabo pri nepredvidenih dogodkih kot je bolezen, pa tudi pri dogodkih, ki jih je možno planirati, kot je korporativno nasledstvo. Z načrtom za nujne primere zagotovite, da lahko vaše podjetje še naprej teče, če so vodstvo ali večji delničarji odsotni za nekaj tednov ali trajno. Načrtovanje v sili vključuje sistematično obvladovanje tveganja in podroben priročnik za nujne primere, v katerem najdete pomembne dokumente in informacije o podjetju na osrednji lokaciji in jih letno posodabljate. Dobra priložnost za preizkus nujnega priročnika za morebitne napake in vire krize je šefov dolg dopust.

V nujnem primeru, ko ne morete ukrepati za krajše obdobje ali trajno, je potrebno za nadaljevanje poslovanja poiskati ustrezne, zaupanja vredne osebe. Lahko se odločite kdo bo prevzel vodenje dokler ne boste spet »na krovu« ali pa se naslednik ne usposobi. Ti zaupni svetovalci bi morali imeti potrebna pooblastila. To se lahko stori z izdajo omejenega pooblastila ali z izdajo splošnega pooblastila. V primeru delniške družbe je treba imenovati zaupanja vredno osebo, ki uveljavlja pravice delničarjev na skupščini. Da bi oseba lahko ukrepala, mora imeti potrebnega zastopnika. Ker se pri podelitvi pooblastila uporabljajo številne zakonske določbe, morate poiskati tudi nasvet odvetnika. Če pooblastilo (trenutno) ni na voljo ali je pooblastilo izdano, je potrebno splošno pooblastilo ali poslovno pooblastilo določiti v nujnem priročniku ali drugem varnem kraju.

Seveda se to izplača tudi za zasebno raven, saj dokler dedič (vključno z zakoncem) ne more predložiti potrdila o dednosti ali oporoke, tudi ni upravičen do ukrepa. V primeru delniške družbe se dediče ne more imenovati za direktorje.

Zagotavljanje v zasebnem sektorju:

Previdnostni ukrepi morajo biti sprejeti tudi v zasebnem sektorju. Zagotovljena je sposobnost družine za ukrepanje. To ne velja samo za smrt, ampak tudi za hude bolezni ali nesreče, ki vodijo v trajno nezmožnost osebe za delo. Nadaljna pooblastila se tukaj uporabljajo za zagotavljanje pomoči. Poskrbite, da ta pooblastila ne bodo le v oporoki. Če so informacije podane le tam, se bo vedelo šele, ko se bo odprla oporoka. V mnogih primerih je to lahko prepozno. Priporočljivo je, da poiščete nasvet odvetnika ali notarja.

• Lahko se odločite, kdo bo prevzel vodenje, dokler ne boste ponovno "na krovu" ali pa se naslednik ne usposobi.

• Ker se pri podelitvi pooblastila uporabljajo številne pravne določbe, morate poiskati tudi nasvet odvetnika.

• Če pooblastilo (trenutno) ni na voljo ali je pooblastilo izdano, je potrebno splošno pooblastilo ali poslovno pooblastilo določiti v priročniku za nujne primere ali drugem varnem kraju.

• Previdnostni ukrepi morajo biti sprejeti tudi v zasebnem sektorju. Sposobnost družine za ukrepanje je zagotovljena.

Kriza s korono je povzročila gospodarske spremembe po vsem svetu. Za veliko podjetij to pomeni upad potrošnje, težav z dostavo in kratkoročno delo. Vsekakor je v krizi nekaj zmagovalcev, vendar večina podjetij preživlja težke čase zaradi Covid 19 obdobja. Poleg turizma, gastronomije in kulturnih ustanov so med poraženci tudi v izvozno odvisni panogi, pa tudi avtomobilski dobavitelji in trgovci na drobno. Tipična srednje velika družinska podjetja pogosto zaprejo preden morajo sprejemati obstoječe odločitve in morajo pogosto spremeniti celoten poslovni model.

Ali je lahko ta velika kriza tudi priložnost? Ker so se pogoji za mnoge spremenili, je zdaj treba ponovno premisliti tudi o poslovnih modelih, vizijah in strategijah. Vendar je stališče: da.

Pandemijo se redko vključi med »normalna« poslovna tveganja. Tudi bolj običajne krizne situacije so v vsakodnevnem poslovanju pogosto zanemarjene. Vendar pa vas lahko trenutne razmere tudi zbudijo. Končno se lahko lotite podjetniških nalog, ki se običajno zlahka zanemarjajo v tekočem poslu in jih pustite za seboj.

Glede na trenutno stanje postaja vprašanje načrtovanja v sili vse bolj eksplozivno. Izvajati jih je treba takrat, ko vse v podjetju ne gre po načrtih. Žal se je v preteklosti pogosto  izkazalo, da vodstvo prepozno razmišlja o morebitni nesreči ali - trenutno - o hudi Covid 19 bolezni. Ko podjetnik umre, postane poslovanje zelo negotovo. Celotne proizvodne linije lahko zastanejo, zakasnijo ali pa se preprečijo pomembna plačila, ker se nihče več ne odloča. In od kod prihaja rešilna boja, preden se podjetje utopi v nevihti?

S človeškega vidika je razumljivo, da ne želimo razmišljati o teh izrednih razmerah. S podjetniškega vidika je to neodgovorno, še posebej, če je bilo podjetje zgrajeno z veliko strasti, predvsem pa z vidika delovne sile.
Namen tega kompaktnega in praktično usmerjenega pregleda je olajšati nepogrešljivo pripravo podjetij na nujne primere. Trenutna pandemična situacija je le eden od razlogov, saj nujno stanje lahko vpliva na vsakogar v katerikoli situaciji. V zvezi s tem imajo priporočila splošno veljavnost.

• Kriza s Covid 19 je povzročila gospodarske spremembe po vsem svetu. Za veliko podjetij to pomeni upad potrošnje, težav pri dobavi in kratkoročno delo.

• Pandemijo so redko vključili med "normalna" poslovna tveganja.

• Trenutna pandemična situacija je le eden od številnih možnih razlogov za nujne primere, saj lahko izredne razmere prizadenejo vsakogar v vsakem primeru.

13. decembra 1920 je ustanovitelj podjetja Johann "Hans" Riegel podjetje Haribo vpisal v trgovski register v Bonnu. Ime podjetja je kratica in izhaja iz prvih dveh črk njegovega imena in priimka ter prvih dveh črk lokacije (Hans Riegel Bonn). Po podatkih podjetja je bil začetni kapital vreča sladkorja, bakren kotliček, marmorna plošča, stolček, opečno peč in valjček. Dve leti kasneje je Hans Riegel  izumil predhodnico „Zlatega medveda“, takrat imenovanega "Tanzbär" ("plesni medved"). Vendar pa ta ni bil samo večji od današnjih gumijastih medvedov, ampak tudi bolj mehek, saj so takrat v svoji proizvodnji uporabljali arabsko gumo namesto želatine, ki je danes pogosta.

Po predhodni smrti Johanna Riegla, marca 1945, je podjetje sprva vodila njegova žena. Ko sta se njegova sinova Hans in Paul leta 1946 vrnila iz vojnega ujetništva, sta prevzela vodstvo. Hans Riegel mlajši je zastopal podjetje navzven, Paul Riegel pa je bil zadolžen za raziskave in razvoj izdelkov in se skoraj nikoli ni pojavil v javnosti.

Oktobra 2003 je Hans Riegel mlajši objavil, da naj bi bil eden od njegovih nečakov Hans-Jürgen Riegel (* 1956) njegov naslednik. Posel je vodil v Franciji do leta 2005, ko se je sprl s stricem in zapustil podjetje. Solastnik Paul Riegel je nepričakovano umrl v noči 3. avgusta 2009.

Po prekinitvi dobrih odnosov s svojim nečakom, se je Hans Riegel odločil, da pusti odprto vprašanje nasledstva. To je privedlo do konflikta družinskih linij Haribo, saj so njegovi sinovi nadaljevali s pritožbo na Industrijsko-trgovinsko zbornico, ki jo je poleti 2008 sprožil Paul Riegel, da bi pojasnili pravno zapletena vprašanja. Po vmesnem prenehanju, je bila leta 2010 končno izdelana in predstavljena sporazumna rešitev.
Nato je bil na novo ustanovljen Haribo-Holding GmbH & Co. KG. Paul Riegel Familienholding in Hans Riegel Holding, ki je bil v ta namen na novo ustanovljen, imata vsak polovico delnic.

Hans-Guido (* ~1966), sin Paula Riegla iz prvega zakona, je poleg strica Hansa postal generalni direktor za proizvodnjo in tehnologijo, kot je bil njegov oče, ki je še naprej pazil na marketing in prodajo. Hans-Arndt (* ~1968), sin iz druge zakonske zveze, je prevzel predsedovanje novemu štiričlanskemu nadzornemu svetu. Močno vlogo pri vodenju tujega posla je dobil tudi Andreas Nickenig (* ~1968), ki je veljal za »rejnika« Hansa Riegla in se hkrati dobro ujel s Paulovi sinovi iste starosti.
Zaradi težav z nasledstvi v preteklosti je bila leta 1987 ustanovljena Fundacija Hans Riegel, ki jo vodi Reinhard Schneider, pooblaščeni podpisnik Hansa Riegla in dolgotrajni zaposleni. Tako bi se lahko po nenadni smrti Hansa Riegla 15. oktobra 2013 podjetje nadaljevalo in zagotovilo uspeh podjetja.

Da narediš svoj priročnik. Vzemi si čas.

Priročnik za nujne primere bi moral biti hkrati predlog, usmeritev in orodje in bi moral najpomembnejša pravila postaviti v prakso.

Predlogo lahko prenesete here.

Zapomni si (zdaj veš):

01 razumeti, kaj je priročnik za nujne primere

02 struktura priročnika za nujne primere

03 ustvarite svoj priročnik za nujne primere

04 uporaba priročnika za nujne primere

 Tako naprej!