Na koncu tega modula boste:

01 Razumeli, kako se HR povezuje z vodenjem projektov

02 Se naučili novih nasvetov za upravljanje projektne skupine

03 Bolje načrtovali porazdelitev odgovornosti in vlog med projektno ekipo

04 Cenili uspešnost vaših ljudi

Prvi vir projektnega vodje predstavlja njegova ekipa. Pred upravljanjem financ, nalog, dejavnosti in tehnologij se vodje projektov vsakodnevno ukvarjajo z ljudmi.

Na dnevni osnovi, so vodje projektov vmesnik med svojim osebjem s sklicevanjem na njihove...

Bodite transparentni

• Uporaba transparentnih metod (medsebojno spoštovanje)
• Uporaba transparentnih orodij (jasno opredelitev odgovornosti vseh)

Obdržite komunikacijo

• Zagotovite poštene in konstruktivne povratne informacije
• Uporabite vsa razpoložljiva komunikacijska orodja (teleworking, delo po časovnih pasih)

Spodbujajte sodelovanje

• Opredelite delovne skupine, ki mešajo svoje veščine in vedenja
• Delo na spletnih platformah v skupni rabi (posodobitve v realnem času v dokumentih v skupni rabi)

Zaupajte svojim zaposlenim, da bodo delo opravili

• Naučite se "umetnosti delegiranja"
• Ohranite pregled nad potekom skupine in projekta

Poveži znanje/strokovno znanje, ki ga potrebuješ za talente svojih zaposlenih

Kot so…

Kot smo že omenili, je pozitiven izid projekta predvsem stvar ljudi, ki so delali na njegovih rezultatih – in kako so sodelovali s svojimi energijami, izkušnjami in know-howom.

Kljub temu upravljanje ljudi ni nikoli enostavno, natančneje v projektnem upravljanju, disciplini, ki je izjemno raznolika glede vsebine, obsega in ciljev.

Zagotovo ste lahko prepričani, da bo slaba motivacija in pomanjkanje zavzetosti projektne ekipe vodila v zelo slabo izvedbo in rezultate.

Pomanjkanje močnega vodje – ali dojemanje takega – povzroči nekaj zelo nefunkcionalnih posledic.

Ko vodje projektov ne uspejo vključiti ljudi in razširiti skupne vizije ozadja projekta in pričakovanih ciljev, lahko reakcije projektne skupine privedejo do dveh tipičnih učinkov:

 Entropija – ljudje poskušajo storiti vse, ne da bi zares razumeli, kaj počnejo in zakaj.

Imobilnost – ljudje raje varčujejo z energijo in trudom, namesto da bi se zavezali nečemu, o čemer nimajo pojma.

Skupna težnja projektne ekipe je, da se pretvarja, da nekaj naredi, ne da bi šla nikamor ... kot narobe obrnjene želve.

Entropijo običajno ustvarimo, kadar smernice, viri, ključni mejniki in deleži vlog in odgovornosti niso jasni, vendar je treba stvari storiti ne glede na to…

“…ampak ljudje lahko preprosto vprašajo, če ne razumejo!”

To ni nujno res, zlasti če se ljudje bojijo predsodkov glede njihovega načina dela.

Transparentna, odprta in komunikacija, ki temelji na zaupanju med projektno ekipo in vodjemi projektov lahko pomaga preprečiti to neprijetno situacijo.

Imobilnost običajno nastane, kadar med številnimi interesnimi skupinami, ki so vključene v projekt, primanjkuje komunikacije:

Imobilnost je zelo nevaren scenarij, ki ni sam po sebi, ampak zato, ker obstaja konkretno tveganje kopičenja delovne obremenitve, ki jo bo pozneje zelo težko obdelati.

!! Ne pozabite, da nekdo nekaj pričakuje od drugih !!

Pogosto se meni, da bi morali biti cilji zahtevni, da bi motivirali ljudi pri njihovih dosežkih.

To prepričanje je lahko zelo zapleteno. Raje rečemo, da bi morali biti cilji realistični.

Vodjem projektov ni treba izzivati samih sebe

Od projektnih menedžerjev se pričakuje, da bodo storili kar lahko z danim časom in viri

Ljudi ne motivirate tako, da jih "izzivate", ljudi motivirate tako, da stvari jasno razčistite, vključite njihova mnenja in jih pripravljate na nadaljevanje.

Projekt je mogoče opazovati z dveh različnih vidikov – enako relevantnih in veljavnih.

• Dimenzija od spodaj navzgor

Projektna skupina pridrži edinstven pogled na to, kako gre praktično izvajanje/razvoj projekta – vendar jim morda manjka makro-slika, v katero je ta projekt uokviren. Z njihovega vidika se nekatere stvari morda zdijo odvečne, obrobne, brez dejanskega razmerja.

Vodja projekta pridrži nekatere informacije, ki morda niso dostopne projektni skupini. Te iste stvari, ki jih nekateri morda ne bodo razumeli, so popolnoma smiselne, ko pogledamo celotno lestvico in obseg projekta. Po drugi strani pa lahko vodje projekta prezrejo kritične signale, ki jih razkrije »frontna črta«.

Kot vodje projektov se prepričajte, da greste v jarke s svojo ekipo in združite svoje poznavanje projekta s svojim razumevanjem njegovega širokega vpliva.

Kadar koli je nov projektni uradnik dodeljen tekočemu projektu, je vedno treba rešiti nekaj težav:

Na splošno je lahko izbiranje projekta, katerega del niste bili od njegovega nastanka, zelo zahtevno (trajajoče in energijsko) in demotivirajoče.

To se običajno zgodi, ko vodje projektov želijo celovito razumeti projekt od spodaj navzgor, ne da bi se umazali v blatu...

Spremljanje, poročanje in vrednotenje bi moralo biti skrb projektne skupine, hkrati pa ta sklop nalog ne bi smel postati zaplet za ljudi, ki delajo na izvajanju projekta.

Spet bi vam morala dobra in poštena organizacija ter razporeditev delovne obremenitve pomagati pri pravočasnem pridobivanju informacij, ki jih potrebujete.

Z drugimi besedami, tisti, ki so zadolženi za izvajanje projekta, še naprej podpirajo ekipo za zagotavljanje kakovosti in spremljanje, ne da bi se to poročanje preneslo v njihovo skrb.

Zapomni si (zdaj si spoznal):

01 Zagotovite jasne smernice in se prepričajte, da so vsi ljudje na isti "frekvenci"

02 Izogibajte se odpuščanjem, uporabljajte navaden jezik 

03 Olajšanje prenosa informacij od spodaj navzgor